Организация личного времени с Trello

Сегодня я хочу рассказать о том, как я организую свою работу на протяжении недели. Я не буду давать каких-то наставлений и жестких правил, а просто поделюсь способом справиться с потоком задач по работе, дому и личным проектам. Вот инструменты, которые мне в этом помогают — Trello (статья о том, что такое Trello и как применяется для управления проектами), Google Calendar и будильник на телефоне. :-)

Организация личного времени

Основным инструментом работы является Trello. С помощью него я веду список своих дел, которые нужно выполнить за неделю. Если вы еще не сталкивались и не читали о Trello, представьте доску с размеченными вертикальными столбиками, в каждом столбике наклеены стикеры. Вы можете переклеивать стикеры из столбика в столбик, при этом в нашем случае каждому стикеру соответствует какая-то конкретная задача. Именно так работает Trello, но только в виртуальном пространстве. Для организации своего личного времени я создал доску и выглядит она так:

Trello-my-day-board

Для группировки задач я создал следующие списки:

  • Inbox — в этот список я добавляю новые задачи, которые не обязательно выполнять на этой неделе.
  • Week — список задач на неделю (карточки попадают из списка Inbox)
  • Today — список задач на день (карточки попадают из списка Week)
  • Doing — список для задач, над которыми работа ведется сейчас (карточки попадают из списка Today)
  • Done Today — список для выполненных за сегодня задач (карточки попадают из списка Doing)
  • Done — список для выполненных задач (карточки попадают из списка Done Today)

Процесс работы

  1. В понедельник, редко в воскресенье, я составляю список того, что мне предстоит сделать за неделю. Я обязательно проставляю даты их завершения и оцениваю сколько времени они у меня займут в часах. Пока получается занести не больше половины задач, а то и трети, которые в итоге удается выполнить за неделю — остальные добавляются по мере их поступления. Предварительное планирование задач на неделю позволяет не утонуть в текучке и запланировать важные для себя задачи.
  2. Каждый день, перед тем, как начать работать, я составляю список задач на день. Я обязательно отслеживаю, чтобы задачи в этом списке были оценены — это позволяет мне реально оценить свои силы и выделить только те важные задачи, которые реально успеть сделать.
  3. Во время работы обязательно возникают разные новые задачи — срочные, которые должны быть выполнены сегодня (список «Today»), и несрочные, которые можно выполнить завтра, на неделе (список «Week» с пометкой даты) или вообще отложить на следующую неделю (список «Inbox» с пометкой даты или без).
  4. В Google Calendar я заношу встречи и дела привязанные ко времени. Google Calendar синхронизируется со всеми моими устройствами и позволяет приглашать участников встречи.
  5. Будильник меня будит по утрам. За это ему большое спасибо, хотя последнее время стал замечать за собой, что встаю стабильно за пол часа до будильника. И это с помощью очевидного лайфхака — я ложусь спать в промежутке между 22.30 и 23.30.

Расширение для подсчета количества часов

Без дополнительной настройки Trello не позволяет показывать оценку задач, хотя это бывает очень полезно. Для решения этой проблемы создали расширение «Scrum for Trello». Оно доступно для всех современных браузеров Chrome, Firefox, Safari.

В чем суть? В названии карточки вы указываете ожидаемое время ее исполнения, а в квадратных — реальное. Вот пример, как это работает — название карточки «(0.2) [0.5] Wriggle: Sendy написать в поддержку» . Обращаю внимание, что обязательно оценки отделять пробелами.

Card-with-estimate

Сайт расширения: http://scrumfortrello.com/

Рекомендации по заполнению карточек

Используйте «Labels» — для разделения сфер деятельности

У меня это — «Work», «Personal», «Education». Еще, я использую метки для указания приоритета «A» (высокий) и «B» (средний). Вот как это выглядит.

my-trello-labels

Хочу отметить важную функцию Trello — это фильтрация, а в данном контексте фильтрация по Labels. С помощью нее я могу сконцентрироваться только на рабочих вопросах, личных или вопросах обучения. Это просто великолепно!

Указывайте ожидаемое время выполнения каждой задачи

Так вам будет проще оценивать свои силы и планировать. И вы сможете увидеть общее время, которое вы потратили за день или планируете потратить. Бывает очень полезно.

trello-total-estimation-in-lists
Указывайте дату, к которой карточка должна быть выполнена

Во-первых это будет вас подстегивать и вы не забудете, когда, например, пообещали кому-то что-то сделать. А во-вторых, вы сможете посмотреть все свои задачи по дням недели, возможно это будет удобно, чтобы восстановить картину деятельности, для отчетов и может быть для чего-то еще.

Прикрепляйте к карточке любую информацию и материалы, относящиеся к ней

Чем подробнее вы будете вести карточки, тем лучше. бязательно будет случай, когда вам будет полезно вернуться к результатам работы над карточкой. Я, например, при подготовке к отпуску исследовал вопрос с арендой автомобилей и сохранял в карточке результаты исследований. Теперь, при планировании следующего отпуска, я просто нахожу нужную мне карточку и вуаля, мне не нужно опять тратить время на поиски.

Перемешать карточку в «Doing» непосредственно когда вы начали ее выполнять и в «Done Today» сразу же после ее выполнения

Это поволит отслеживать через историю реальное время над задачей. Если же вы переключились на другую задачу, переместите текущую карточку в предыдущий лист.

Улучшения процесса

Естественно мой процесс не идеален, но этот подход работает. И все же есть несколько моментов, которые я в будущем хочу изменить.

  1. Расширить планирование до месячного.
  2. Отмечать реальное время выполнения задачи.
  3. Планировать задачи на неделю в воскресенье.
  4. Планировать задачи на следующий день в конце текущего рабочего дня.
  5. Соблюдать регламент для выполнения задач. Например, на выполнение каждой задачи отводится не больше 1 часа.
  6. Заносить все задачи в календарь.
  7. Отдельный лист для прерываний.

Выводы

Целью этой статьи было познакомить вас с тем как построена организация личного времени у меня. Еще раз обратить на отличный инструмент для работы с задачами Trello. А так же, начать обсуждение как к этому вопросу подходите вы. Может быть у вас все помещается в голове, может быть вам хватает Google Keep или вы приверженец «старой школы» и используете ежедневник? Поделитесь!

  • Sergey Kozhevnikov

    Спасибо. То что искал. )

    • http://growandmanage.com/ Timofey Tatarinov

      Спасибо за отзыв =) Метод, описанный в статье, рабочий. Пользуюсь им до сих пор, правда немного поменял лейблы. Так что подстраивайте под себя и потом делитесь опытом! Уверен найдется, что сказать.

      • Sergey Kozhevnikov

        Наконец-то добрался до написание своего опыта
        использование этого инструмента.

        Не буду полностью описывать, как я его использую, но пробегусь по основным моментам.

        Листы, которые я использую у себя на основной доске, показаны на картинке.

        Основу для своей системы тайм менеджмента я взял из трудов Глеба Архангельского и в течение времени подгонял под себя, но суть осталась примерно та же самая.

        Входящие — это все идеи, задачи и т. д. которые приходят в течение дня. В конце дня я распределяю все эти карты(идеи, задачи и т.д.) по нужным местам.
        Год — это крупные цели на год.
        Сегодня — это то, что делаю сегодня
        Сделано сегодня — это то, что сделал сегодня :) В конце дня с удовольствием смотрю на результаты проделанной работы и после получения удовольствия отправляю эти карты в архив.
        Лягушки — это задачи которые зависли и надо сделать их на одном дыхание с самого начала рабочего дня.
        Неделя — это, то что делаю на неделе.
        Список задач — это общий список дел которые я планирую сделать.

        Еще есть лист «Не скоро» — в это листе лежат задачи которые еще не скоро придут, но забывать про них не стоит (Поход к зубному врачу и т.д.).

        Метки, которые я использую, выкладывать не буду. К сожалению, я не могу ввести их в употребление, как то без них работаю, хотя планирую уделить время для того, что бы понять какие плюсы они могут дать.

        Еще у меня есть несколько дополнительных досок, каждая доска настроена по своему. Есть доски под проекты, есть для систематизации информации.

        Мне нравиться trell своей свободой. Они реализовали этот продукт таким образом, что ты можешь сам выстраивать систему которая тебе больше подходит. На данный момент у меня эта система довольно сильно разрослась и уже есть в ней «мертвые» места, куда я практически не захожу. Периодически надо это все дело пересматривать, переструктурировать.

        • http://growandmanage.com/ Timofey Tatarinov

          Интересно! Спасибо за свой опыт, Сергей!

          Особенно совмещение долгосрочных целей и повседневных задач на одной доске — мотивирует! =) Для годовых и квартальных целей я выделил отдельные доски, пока не скажу, что этот эксперимент увенчался успехом. Возможно попробую ваш подход — все на одной доске.